Sangat penting untuk dapat menyampaikan niat Anda bahkan ketika Anda harus tajam dan profesional saat menulis email profesional. Perusahaan internasional akan membutuhkan keterampilan menulis email profesional dengan bahasa profesional yang tajam namun ramah. Ini tidak semudah kedengarannya, terutama dalam beberapa hal atau lain yang ketat sementara ramah pada saat yang sama agak sulit. Berikut adalah beberapa tips yang dapat Anda gunakan dalam cara menulis email profesional dengan benar.
Menyampaikan Subjek dalam Pertanyaan
Ketika Anda berharap untuk menyelesaikan email, Anda harus menuliskan dengan benar subjek email tersebut. Gunakan subjek yang mudah dipahami oleh penerima, namun itu tidak akan terlalu lama untuk terlihat seperti Anda sudah mulai menjelaskan saat itu masih dalam kolom subjek. Gunakan frasa sederhana namun harus mengandung semua materi yang Anda miliki di dalam surel. Buat itu singkat namun bermakna.
Dan ketika Anda sudah memasuki isi email, boleh saja mengucapkan salam resmi seperti “Selamat siang,” atau “Salam,” dan lain-lain. Menjadi formal tidak selalu berarti tidak ramah. Tetapi jika Anda menggunakan salam yang terlalu ramah seperti “Hai,” atau “Bagaimana kabarmu,”, itu akan membuat e-mail sepertinya tidak seperti masalah serius dan pembaca Anda mungkin berpikir email itu lelucon dari pertama kali dia / Dia membacanya. Anda harus singkat dan sopan dalam memilih kata. Biasanya e-mail profesional hanya memakan waktu hingga tiga paragraf karena inti pesan sebenarnya adalah penjelasan singkat tentang beberapa situasi. Jika apa yang ingin Anda sampaikan cenderung menarik penjelasan panjang, Anda mungkin ingin meletakkannya di file lain dan melampirkannya ke email.
Baca juga: Menjadi Penulis Naskah yang Sukses dari Program Penulisan Naskah
Kemudian, pada paragraf pertama, selalu pastikan bahwa Anda meletakkan niat utama Anda di sini. Biarkan pembaca tahu untuk apa email itu ada. Penting untuk mudah dipahami dalam hal ini karena pembaca tidak akan menganggap email berliku dengan serius. Kata “tolong” sangat berguna untuk memperlancar segalanya. Baca kembali email Anda setelah selesai kemudian masukkan “tolong” di tempat-tempat yang Anda pikir terlalu tegang atau terlalu tajam. “Terima kasih” juga merupakan cara yang tepat untuk mengakhiri email profesional jadi pastikan Anda menutupnya dengan itu.
Format Penulisan
Ketika Anda menulis e-mail profesional, Anda harus memastikan bahwa Anda menulis dengan benar dengan huruf besar di awal setiap kalimat dan untuk nama tempat dan hal-hal, dan Anda tidak boleh menggunakan semua huruf besar. Berteriak dalam surel, apalagi surel profesional, tidak begitu menyenangkan. Semua caps lock adalah sikap yang buruk dan akan menghina pembaca Anda karena Anda seperti berteriak-teriak kepada mereka. Format paragraf juga hanya suka ketika Anda menulis email profesional reguler. Gunakan urutan pengantar, tubuh, dan penutup dengan benar. Bagilah bagian informasi dari setiap bagian dengan benar sehingga pembaca dapat dengan nyaman mengikuti alur pemikiran Anda dan apa yang sebenarnya ingin Anda katakan. Tinggal terlalu lama di bagian pendahuluan atau penutupnya tidak terlalu bagus, jadi pastikan bahwa kata pengantar Anda memberikan informasi yang cukup kepada pembaca tentang apa yang akan mereka harapkan dalam isi email. Penutupan harus singkat dan sopan, membuat pembaca tidak marah atau merasa terhina.
Pembatasan lain dalam format penulisan email profesional menggunakan singkatan. Cukup tulis semua kata yang ingin Anda letakkan dengan benar. Tidak ada gunanya memotong beberapa kata kerja atau kata-kata apalagi menggunakan kata-kata slang. Ini formal sehingga Anda harus sempurna dan layak dalam menulis email.